Convenciones y kick-offs
Convenciones, congresos y kick-offs de empresa en Madrid y España
Reuniones anuales, sales meetings y kick-offs que alinean a un equipo alrededor de un plan. Diseñamos el contenido, el ritmo y la producción para que el mensaje llegue.
Convenciones y kick-offs
Convenciones que alinean equipo, estrategia y mensaje
Una convención reúne a cientos de personas para contarles hacia dónde va la empresa. Si el formato es una sucesión de presentaciones, el mensaje se pierde a las dos horas. Diseñamos convenciones con ritmo: plenario, trabajo en grupos, reconocimiento, descanso y celebración, cada uno en su sitio.
Construimos el contenido con el cliente (escaleta, guion, ponentes, dinámicas) y producimos todo lo demás: espacio, técnica, escenografía, hospitality, logística y dirección del directo.
Qué producimos
Escenario, contenidos, audiovisual y experiencia del asistente
Ordenamos el contenido en una secuencia que mantiene la atención: qué se cuenta, quién lo cuenta, cuánto dura y qué pasa entre bloques.
Preparación de ponentes internos, presentadores, moderación, dinámicas de participación y sesiones de trabajo.
Espacios con plenario, salas de trabajo y restauración, en Madrid y en toda España. Visitas técnicas y plano de flujos.
Sonido, iluminación, pantallas LED, realización, streaming para asistentes remotos y grabación.
Transporte, alojamiento, acreditaciones, coffee breaks, comidas y cena de clausura.
Regiduría de escaleta, control de tiempos y una dirección en sala que resuelve lo que cambia.
Eventos en los que ha trabajado BEAT
Convenciones y kick-offs
Cómo construimos la escaleta
La escaleta es el documento que gobierna una convención: qué se cuenta, quién lo cuenta, cuánto dura y qué pasa entre bloques. La construimos con el cliente en tres pasadas: una primera de contenidos y mensajes clave, una segunda de ritmo (plenario, trabajo en grupos, reconocimiento, descanso, celebración) y una tercera técnica, con tiempos de cambio, vídeos, micrófonos y entradas de cada ponente.
De esa escaleta salen el guion de presentadores, el plan de ensayos y la hoja de regiduría del día. Es lo que permite que una convención de ocho horas no parezca una sucesión de presentaciones.
Elegir el formato
Convención, kick-off o congreso: en qué se diferencian
Los tres reúnen a mucha gente en un plenario y los tres se producen con escaleta, escenario y hospitality. Cambia el objetivo, el público y, con ellos, lo que hay que exigir al espacio y a la técnica.
| Formato | Objetivo | Público habitual | Lo que exige |
|---|---|---|---|
| Convención anual | Contar hacia dónde va la empresa y reconectar a la plantilla | Toda la empresa o un área; a menudo varias sedes o países | Plenario con visibilidad, contenido con ritmo, salas de trabajo, streaming para sedes remotas y una celebración de cierre |
| Kick-off | Abrir un periodo con un plan y objetivos claros | Equipo comercial o un área; dirección presente | Medio día o un día, más acción que discurso, dinámicas por equipos y reconocimiento del periodo anterior |
| Congreso o jornada profesional | Reunir a un sector o a una comunidad alrededor de ponentes | Asistentes externos, a veces de pago; ponentes invitados | Acreditaciones, salas paralelas, coordinación de ponentes externos, agenda publicada y tiempos que se cumplen |
| Reunión de dirección o liderazgo | Decidir y alinear a quien lidera | Comité y mandos; grupos pequeños | Confidencialidad, sala de trabajo bien equipada, facilitación y hospitality cuidada más que escenografía |
Oficio
Las decisiones que marcan una convención
La escaleta se construye con el cliente: qué se cuenta, quién lo cuenta, cuánto dura y qué pasa entre bloques. Una intervención de más de veinte minutos sin cambio de ritmo pierde a la sala. Se diseñan bloques cortos con vídeo, votación o testimonio entre medias.
Los ponentes internos ensayan en el escenario real con su presentación, el micrófono y el teleprompter si lo hay. Un ensayo técnico el día anterior y un repaso de tiempos la mañana del evento. Los ponentes externos reciben el guion y las condiciones técnicas con antelación.
Cuántas salas, cuánta gente en cada una, cómo se mueve el público del plenario a los talleres y vuelve sin perder veinte minutos. El plano de flujos y la señalética se deciden con el espacio elegido.
Qué se emite a salas paralelas, qué se emite a sedes remotas y qué se graba. Con asistentes conectados hace falta realización pensada para ellos, no la señal de sala sin más, y una forma de participar: votaciones, preguntas, encuestas.
Coffee breaks que no generan cola, comidas en el tiempo previsto, hoteles y transfers cuando hay asistentes de otras ciudades o países. Lo que falla aquí se nota más que lo que falla en el escenario.
Una cena, un reconocimiento o una fiesta cierran la jornada y son lo que la gente recuerda. Se produce con la misma escaleta y el mismo equipo que el plenario, no como un añadido.
Programa
Cómo se ordena una jornada de convención
Ejemplo orientativo de programa (propuesta conceptual, no es un evento realizado)
- 08:30 Acreditación, café y entrega de material
- 09:30 Apertura: bienvenida de dirección y vídeo del año (15 min)
- 09:45 Bloque de estrategia: tres intervenciones breves de 12–15 minutos con votación en directo
- 11:00 Pausa larga y zona de networking
- 11:30 Salas paralelas: talleres por área o por mercado (90 min)
- 13:00 Comida
- 14:30 Plenario: conclusiones de los talleres, panel de preguntas y respuestas
- 15:45 Reconocimientos del año y cierre de la presidencia (30 min)
- 20:30 Cena de clausura con actuación y DJ
Alcance
Quién se ocupa de qué
Concepto y lema, escaleta y guion, preparación y ensayo de ponentes, espacio, escenografía, técnica, realización y streaming, hospitality, acreditaciones y dirección del directo.
Plan estratégico y mensajes, ponentes internos y sus presentaciones, lista de asistentes y confirmaciones, reconocimientos que se entregan y aprobaciones.
Número y tamaño de salas paralelas, conectividad y ancho de banda para streaming, cocina propia o catering externo, horarios de montaje, aparcamiento y acceso de autobuses.
Para quién
Tipos de convención y kick-off
- Convenciones anuales de empresa
- Kick-offs comerciales y de inicio de año
- Sales meetings y reuniones de fuerza de ventas
- Reuniones de dirección y liderazgo
- Convenciones internacionales con asistentes de varios países
- Encuentros de red comercial y distribuidores
Incluye
Qué incluye la producción de una convención
- Concepto y lema de la convención
- Escaleta, guion y preparación de ponentes
- Presentadores y dinámicas
- Espacio, técnica y escenografía
- Streaming e interacción remota
- Acreditaciones y atención al asistente
- Transporte, hoteles y restauración
- Cena de clausura, reconocimiento y entretenimiento
- Grabación, fotografía y resumen postevento
Proyectos
Convenciones producidas por BEAT
Una maravilla haber trabajado con BEAT Eventos, en especial con Beatriz. Conesion y entendimiento de las necesidades desde el primer momento, seriedad y formalidad a la hora de organizarlo y exito total con el buen feedback de los asistentes.
Presupuesto
De qué depende el presupuesto de una convención
Sin precios cerrados: una convención se presupuesta por partidas a partir del número de asistentes, de los días, del espacio y de lo que exige el contenido. Estas son las que más pesan.
Cuánto cuesta organizar un evento corporativo en Madrid
Qué necesitamos para preparar la propuesta
- Objetivo de la convención y mensaje principal que debe quedar
- Número de asistentes presenciales y, si los hay, remotos
- Fecha o mes, ciudad y duración (medio día, uno o varios días)
- Si hay talleres, salas paralelas o dinámicas por equipos
- Ponentes previstos: internos, externos, dirección
- Si hay cena, reconocimientos o celebración de cierre
- Rango de presupuesto, aunque sea orientativo
- Plenario y salasAforo del plenario, número de salas paralelas, días de montaje y si el espacio exige catering externo. Un espacio industrial vacío se transforma mejor, pero suma técnica y mobiliario.
- Escenografía del plenarioEscenario, pantallas o LED, gráfica del lema, mobiliario de escena y la visibilidad desde la última fila. Una escenografía envolvente cambia la escala de la partida.
- Realización, señal y streamingCámaras, realización en directo, señal a salas paralelas, emisión a sedes remotas con interacción y grabación para contenidos.
- Contenidos y participaciónVídeos de apertura y de reconocimientos, grafismo, votaciones en directo, testimonios grabados o en conexión y materiales de los talleres.
- Ponentes y presentadoresPresentador profesional, moderación, ponentes externos y sus condiciones, preparación y ensayos de ponentes internos.
- Hospitality y desplazamientosCoffee breaks, comidas, cena de clausura, hoteles, transfers y acreditaciones. Con asistentes de varios países es una de las partidas principales.
Cuándo empezar
El plazo lo marcan la escala y la complejidad: número de asistentes, ponentes externos, streaming a otras sedes, hospitality y viajes. Como referencia, entre tres y seis meses para una convención anual; un kick-off de un día puede producirse en menos tiempo si el espacio y el contenido están decididos.
Cuéntanos fecha, asistentes y objetivo y preparamos una propuesta.
Madrid · España
Convenciones de empresa en Madrid, con alcance nacional
Madrid concentra la mayoría de las convenciones que producimos: auditorios, hoteles con plenario y salas de trabajo, y naves y pabellones para reuniones de cientos de personas. Antes de proponer un espacio comprobamos aforo real con escenario, acústica, potencia, accesos para camiones y horarios de montaje nocturno.
Para convenciones internacionales, como la convención anual de FinBank con asistentes de varios países, coordinamos la logística de llegada con el programa de contenidos. En el resto de España producimos con la misma dirección y proveedores locales.
Nuestra propuesta
48 h
Pruébanos con un brief real.
- Envíanos un briefDe un evento que tengas en marcha, aunque ya lo esté trabajando otra agencia.
- En 48 horas laborablesTe devolvemos una primera propuesta creativa con una estimación de presupuesto por partidas, o te llamamos para afinar el brief si falta información.
- Comparas y decidesEl presupuesto cerrado llega tras esa conversación. Sin compromiso ni exclusividad.
Antes de contratar
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta organizar una convención de empresa?
¿Cuál es la diferencia entre una convención y un kick-off?
¿Ayudáis con el contenido o solo con la producción?
¿Organizáis congresos?
¿Qué espacios usáis y gestionáis hoteles y transporte?
¿Podéis hacer la convención híbrida, grabarla y emitirla?
¿Incluís team building?
¿Con cuánta antelación hay que empezar?
¿Qué caso real podemos ver?
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