MICE e incentivos
Agencia MICE en Madrid y España: reuniones e incentivos
Programas de reuniones, incentivos y experiencias para equipos y clientes en Madrid y toda España. Diseñamos el programa completo y producimos cada evento que lo compone.
MICE e incentivos
Reuniones, incentivos y experiencias conectadas en un solo programa
Un programa MICE combina reuniones de trabajo, experiencias y hospitality a lo largo de uno o varios días. Lo diseñamos como un recorrido: llegada, trabajo, experiencia, celebración y despedida, con la logística resuelta para que el grupo solo tenga que vivirlo.
Trabajamos con empresas que organizan incentivos para sus equipos o distribuidores y con empresas internacionales que celebran reuniones en España.
Qué producimos
Venue, hoteles, transporte y hospitality
Objetivo, público, duración, destino y ritmo del programa, con alternativas de presupuesto.
Salas, técnica, escaleta y dinámicas para la parte de trabajo.
Actividades, visitas, gastronomía y momentos de celebración diseñados para el grupo.
Hoteles, transporte, transfers, acreditación, atención y asistencia durante el programa.
Cada evento del programa producido con los mismos estándares, con dirección presente en destino.
Eventos en los que ha trabajado BEAT
Elegir el formato
Qué quieres conseguir y qué tipo de programa lo cumple
Nuestro terreno dentro del MICE son las reuniones, los incentivos y la hospitality de grupos de empresa. Esta tabla ayuda a elegir el programa según el objetivo.
| Objetivo | Tipo de programa | Experiencia que encaja | Duración habitual |
|---|---|---|---|
| Alinear a un equipo directivo o a un consejo | Reunión de dirección fuera de la oficina | Sesiones de trabajo en sala privada, cena de conversación y una actividad corta que no robe tiempo | 1–2 días |
| Premiar a comerciales o distribuidores | Viaje de incentivo | Experiencias exclusivas, gastronomía, celebración; poco trabajo en sala y mucho tiempo compartido | 2–3 días |
| Reunir a equipos internacionales en España | Reunión internacional con hospitality | Plenario y talleres, agenda cultural, cena de gala y atención en llegadas y salidas | 2–3 días |
| Atender a clientes o a una delegación | Programa de hospitality institucional | Agenda de visitas y reuniones, traslados, protocolo y un acto central | 1–3 días |
| Formar y cohesionar a un equipo | Reunión con experiencias | Sesiones de formación, dinámicas de equipo y comidas con tiempo para hablar | 1–2 días |
Oficio
Las decisiones que marcan un programa MICE
Diseñamos y producimos reuniones, incentivos y programas de hospitality para grupos de empresa. Un congreso abierto o una feria tienen otra lógica, con inscripciones y expositores, y no es lo que ofrecemos en esta página.
Las horas de llegada y salida de cada persona marcan el programa: recepción escalonada, custodia de equipaje, check-in y check-out en bloque, transfers por franjas. Una rooming list cerrada a tiempo evita la mitad de los problemas.
Hacerlo todo en el hotel simplifica la logística y el presupuesto; salir a la ciudad para la cena o la experiencia da al programa lo que se recuerda. Lo habitual es combinar ambos con traslados cortos.
Una comida de trabajo para doscientas personas no dura cuarenta y cinco minutos. Las sesiones se ordenan con tiempos de servicio reales, dietas y restricciones resueltas con antelación y salas listas antes de que llegue el grupo.
La atención multilingüe se incluye cuando el programa lo requiere, con intérpretes o staff contratados para ello. Se define en el brief: idiomas del grupo, sesiones que necesitan interpretación y materiales que hay que traducir.
Vuelos y billetes de tren no se incluyen salvo acuerdo expreso: el cliente los contrata y nosotros coordinamos horarios y transfers. Visados, seguros de viaje y gastos personales tampoco forman parte del programa, salvo que se pacten.
Programa
Cómo se ordena un programa de dos días
Ejemplo orientativo de programa (propuesta conceptual, no es un evento realizado)
- Día 1, 10:00 Llegadas escalonadas: recepción en el hotel, acreditación y custodia de equipaje hasta el check-in
- Día 1, 12:00 Plenario de apertura en sala, con técnica y realización
- Día 1, 14:00 Comida de trabajo en el propio hotel
- Día 1, 16:00 Talleres por equipos en salas paralelas
- Día 1, 20:30 Traslado y cena de bienvenida en un espacio de la ciudad
- Día 2, 09:30 Sesión de trabajo y conclusiones
- Día 2, 12:30 Experiencia en grupo (visita, actividad o gastronomía) y comida
- Día 2, 17:00 Salidas escalonadas: transfers según la hora de cada vuelo o tren
Alcance
Quién se ocupa de qué
Diseño del programa, hoteles, transporte terrestre y transfers, salas y técnica, experiencias, restauración, staff y atención, producción de cada evento y dirección presente en destino.
Lista de participantes, vuelos o billetes que contrata y sus horarios, necesidades dietéticas y de accesibilidad, contenidos de las sesiones y aprobaciones.
Horarios de check-in y check-out del hotel, salas disponibles y su técnica, restauración propia, condiciones de grupo y accesos para autocares.
Para quién
Programas que diseñamos
- Viajes de incentivo para equipos comerciales y distribuidores
- Reuniones de dirección y consejos
- Programas de varios días con reuniones y experiencias
- Eventos para clientes internacionales en España
- Experiencias corporativas en Madrid y destinos nacionales
Incluye
Producción de reuniones y eventos del programa
- Diseño del programa y presupuesto
- Hoteles, transporte y transfers
- Salas de reunión y técnica
- Experiencias, visitas y gastronomía
- Cena de gala o celebración
- Acreditación, hospitality y asistencia
- Contenidos y fotografía
Proyectos
Programas realizados por BEAT
Presupuesto
De qué depende el presupuesto de un programa MICE
Sin precios cerrados: un programa se presupuesta por persona y por día, con partidas que dependen del destino, la categoría de hotel y el peso de las experiencias.
Cuánto cuesta organizar un evento corporativo en Madrid
Qué necesitamos para preparar la propuesta
- Objetivo del programa y a quién va dirigido
- Número de personas y procedencia (ciudades o países)
- Fechas aproximadas y duración
- Ciudad o destino preferido, o si está abierto
- Proporción entre trabajo en sala y experiencias
- Idiomas del grupo y si hace falta interpretación
- Rango de presupuesto por persona o total, aunque sea orientativo
- AlojamientoCategoría del hotel, número de noches, habitaciones individuales o dobles, salas incluidas y condiciones de grupo.
- Transporte terrestre y transfersAutocares o vehículos, franjas de llegada y salida, traslados a cenas y experiencias y vehículos para dirección o invitados.
- Salas y técnica de reuniónPlenario y salas paralelas, sonido, pantalla, realización, votaciones o streaming si hay audiencia remota.
- Restauración por díaDesayunos, pausas, comidas de trabajo, cenas y cena de gala, con menús y bodega según el nivel del programa.
- Experiencias y actividadesVisitas privadas, gastronomía, actividades de equipo y guías; exclusividad y tamaño del grupo.
- Staff, atención e intérpretesPersonal de acreditación y acompañamiento, azafatas, intérpretes y materiales traducidos cuando el programa lo requiere; por personas y días.
- Dirección en destino y contenidosEquipo de dirección presente durante el programa, fotografía, vídeo y piezas para comunicación.
Cuándo empezar
Hoteles, transporte y disponibilidad de salas condicionan los plazos: para grupos grandes o fechas de alta demanda conviene bloquear alojamiento y transporte antes de cerrar el programa de contenidos.
Cuéntanos fecha, asistentes y objetivo y preparamos una propuesta.
Madrid · España
MICE en Madrid con producción nacional
Madrid es un destino MICE con hoteles de congresos, auditorios, salas de reuniones y espacios singulares para la cena de cierre, y la ciudad desde la que producimos la mayoría de nuestros programas. Conocemos tiempos de transfer entre aeropuerto, hoteles y sedes, y la operativa de cada espacio para reuniones de trabajo y plenarios.
Cuando el programa viaja, producimos en toda España con la misma dirección, como en la convención anual internacional de FinBank, con asistentes de varios países.
Nuestra propuesta
48 h
Pruébanos con un brief real.
- Envíanos un briefDe un evento que tengas en marcha, aunque ya lo esté trabajando otra agencia.
- En 48 horas laborablesTe devolvemos una primera propuesta creativa con una estimación de presupuesto por partidas, o te llamamos para afinar el brief si falta información.
- Comparas y decidesEl presupuesto cerrado llega tras esa conversación. Sin compromiso ni exclusividad.
Antes de contratar
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye un programa MICE con BEAT y qué no?
¿Os encargáis de hoteles y transporte?
¿Trabajáis con grupos pequeños?
¿Producís también las reuniones del programa?
¿Atendéis a grupos internacionales en varios idiomas?
¿Incluís actividades de team building en el programa?
¿Qué destinos trabajáis?
¿Cuánto cuesta y qué necesitáis para proponer un programa?
¿Qué experiencia tenéis en programas de varios días?
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