Eventos corporativos
Eventos que hacen avanzar a las empresas.
Organización de eventos corporativos en Madrid y toda España
Convenciones, lanzamientos, galas, activaciones y encuentros de empleados. BEAT dirige y produce el proyecto entero, del objetivo al informe final.
Eventos corporativos
Qué puede resolver un evento corporativo bien producido
Un evento corporativo es una herramienta de negocio: sirve para alinear a un equipo, presentar un producto, reconocer a las personas o reunir a los clientes que importan. Lo organizamos con esa lógica. Primero el objetivo, después la idea y después la producción.
Trabajamos con departamentos de marketing, comunicación, personas y dirección general. Cada proyecto lo dirige un equipo senior y lo produce una red de especialistas que dimensionamos para ese evento, sea una presentación para cincuenta personas o una convención para cientos.
Qué producimos
Todo lo que coordinamos desde un único equipo
Antes de proponer nada, definimos qué tiene que cambiar después del evento: un mensaje que cale, un equipo alineado, un cliente convencido.
Idea, storytelling y recorrido del asistente. Un concepto que explica el evento y ordena todas las decisiones de producción.
Selección de espacios en Madrid y en toda España, visitas técnicas, negociación y distribución.
Técnica, escenografía, catering, staff, contenidos, logística y proveedores bajo una sola dirección.
Regiduría, escaleta y control. El día del evento la dirección está en la sala.
Informe, material audiovisual y aprendizajes para el siguiente proyecto.
Eventos en los que ha trabajado BEAT
Elegir el formato
Qué formato encaja con cada objetivo
Casi nadie contrata «un evento corporativo». Contrata alinear a un equipo, lanzar algo, reconocer a alguien o reunir a quien importa. El objetivo decide el formato, y el formato decide el espacio, la técnica y el presupuesto.
| Objetivo | Formato que suele encajar | Público habitual | Lo que exige |
|---|---|---|---|
| Alinear a un equipo alrededor de un plan | Convención anual, kick-off, sales meeting | Plantilla o área completa, directivos; de cien a más de mil | Escaleta con ritmo, ponentes preparados, plenario y salas, streaming si hay sedes remotas |
| Lanzar un producto o activar la marca | Lanzamiento de producto, activación, roadshow | Prensa, clientes, red comercial o público general | Un momento de reveal o una mecánica de participación, contenido para contarlo fuera, calendario cerrado |
| Reconocer a personas y proyectos | Gala, entrega de premios, ceremonia de reconocimiento | Empleados, sector, autoridades; de ochenta a varios cientos | Flujo del premiado, vídeos y lista de ganadores, protocolo, cena o cóctel coordinado con la escaleta |
| Celebrar un hito o una fecha | Aniversario, evento de Navidad, Family Day | Empleados y, a veces, familias o fundadores | Relato de la empresa, gastronomía, música y espectáculo; en familias, zonas por edades |
| Conectar con clientes, socios o instituciones | Cena de directivos, encuentro de clientes, agenda institucional, incentivo | Invitados de alto nivel, delegaciones, medios | Protocolo, hospitality cuidada, agenda al minuto y, con medios, logística de prensa |
Oficio
Qué recibes en cada fase del proyecto
Una llamada o reunión para fijar objetivo, público, fecha, ciudad y rango de presupuesto. Te devolvemos el brief ordenado por escrito para que todos partamos del mismo papel.
Concepto creativo, formato recomendado, dos o tres opciones de espacio y una estimación de presupuesto por partidas. Si el brief no da para proponer con rigor, lo que recibes es una llamada para afinarlo.
Con la propuesta aprobada: escaleta minuto a minuto, plano del espacio, calendario de montaje, lista de proveedores y un único interlocutor. El presupuesto cerrado se afina aquí, cuando las decisiones están tomadas.
Montaje, ensayos, regiduría y dirección del directo. Lo que cambia el día del evento lo decide alguien de BEAT que conoce el proyecto entero, no un proveedor que conoce su parte.
Fotografía y vídeo editados para comunicación, liquidación de proveedores, valoración de asistentes cuando se ha medido y un informe con aprendizajes para el siguiente evento.
Producción técnica, escenografía o dirección del directo para un evento que ya tiene concepto. El alcance se fija en la propuesta para que no haya huecos entre lo que hacemos nosotros y lo que hace otro.
Alcance
Quién se ocupa de qué
Concepto, formato, espacio, escaleta, producción técnica y escenográfica, catering, staff, invitados cuando se contrata, dirección del directo e informe de cierre.
Objetivo y mensajes, portavoces y contenidos propios, lista de invitados y confirmaciones, marca y aprobaciones, y la relación con medios cuando la lleva su equipo de comunicación.
Cocina propia o catering externo, horarios de montaje y desmontaje, aforo, carga y descarga, seguridad, aparcamiento y conectividad.
Para quién
Formatos de eventos para empresas
- Convenciones y kick-offs
- Lanzamientos y presentaciones de producto
- Galas y entregas de premios
- Activaciones de marca y roadshows
- Family Days y encuentros de empleados
- Aniversarios y celebraciones institucionales
- Eventos de Navidad
- Reuniones, incentivos y eventos para clientes
Incluye
Qué cubre la organización completa
- Dirección de proyecto con un interlocutor único
- Concepto creativo y escaleta
- Búsqueda y gestión de espacios
- Producción técnica y audiovisual
- Escenografía, gráfica y branding del evento
- Catering y hospitality
- Presentadores, artistas y contenidos
- Staff, acreditaciones y atención al invitado
- Logística, transporte y alojamiento
- Fotografía, vídeo y contenidos postevento
Proyectos
Eventos corporativos reales producidos por BEAT
Estoy feliz con el resultado de Organizar un evento con Beat Eventos ha sido una experiencia impecable. Supieron captar desde el primer momento el tipo de celebración que queríamos para nuestro equipo, y lo llevaron a otro nivel, todo fue muy espectacular. Destaco especialmente su capacidad de adaptación, su atención a los detalles y la tranquilidad que transmiten durante todo el proceso. Como responsable de RRHH, agradezco encontrar colaboradores así. En definitiva: Profesionales, creativos y muy cercanos.
Presupuesto
De qué depende el presupuesto de un evento corporativo
No hay un precio por evento: hay variables. Estas son las que más mueven la estimación, y por eso son las primeras que preguntamos.
Cuánto cuesta organizar un evento corporativo en Madrid
Qué necesitamos para preparar la propuesta
- Qué tiene que cambiar después del evento: el objetivo en una frase
- Tipo de público y número aproximado de asistentes
- Fecha o mes y ciudad
- Si ya hay espacio, concepto o proveedores comprometidos
- Quién decide y quién aprueba dentro de la empresa
- Rango de presupuesto, aunque sea orientativo
- Número de asistentesFija el aforo del espacio, el catering, el staff y buena parte de la técnica. Cincuenta personas en una presentación y mil en una convención son proyectos distintos, no el mismo escalado.
- Espacio y fechaUn espacio con cocina, mobiliario y técnica propia reduce partidas; un espacio singular o vacío las añade. Las fechas más demandadas suelen reservarse con antelación y condicionan la negociación.
- Nivel de producción técnicaSonido de palabra o de espectáculo, pantalla o LED envolvente, una cámara o realización multicámara, streaming o no. Es la partida que más varía entre dos eventos del mismo tamaño.
- Contenido y creatividadVídeos, grafismo, guion, escenografía y branding del evento. Cuanto más relato tiene que contar el evento, más pesa.
- Hospitality y logística de asistentesCatering, acreditaciones, transporte, alojamiento y atención al invitado. Con asistentes desplazados o internacionales es una partida principal.
- Dirección y equipo en salaRegiduría, coordinación de proveedores, staff y dirección del directo. Se dimensiona según la complejidad de la escaleta, no según el número de invitados.
- Seguros, permisos y contingenciasSeguros del evento, permisos cuando el espacio lo exige y una reserva para plan B: carpa, sala alternativa o cambio de escaleta.
Cuéntanos fecha, asistentes y objetivo y preparamos una propuesta.
Madrid · España
Eventos corporativos en Madrid y toda España
Trabajamos desde Boadilla del Monte y producimos la mayoría de nuestros eventos en Madrid: auditorios, hoteles, naves, palacios y espacios singulares como la Real Fábrica de Tapices, donde produjimos la cena internacional de directivos de Accenture, o salas como Kinépolis Madrid.
Conocer la operativa de cada espacio cambia el resultado: accesos y zonas de carga y descarga, horarios de montaje, potencia disponible, rigging, aparcamiento de camiones y coordinación de proveedores con el responsable del espacio. Lo revisamos en visita técnica antes de cerrar el diseño.
Fuera de Madrid producimos en toda España con la misma dirección de proyecto y una red de proveedores locales que dimensionamos para cada evento.
Nuestra propuesta
48 h
Pruébanos con un brief real.
- Envíanos un briefDe un evento que tengas en marcha, aunque ya lo esté trabajando otra agencia.
- En 48 horas laborablesTe devolvemos una primera propuesta creativa con una estimación de presupuesto por partidas, o te llamamos para afinar el brief si falta información.
- Comparas y decidesEl presupuesto cerrado llega tras esa conversación. Sin compromiso ni exclusividad.
Antes de contratar
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta organizar un evento corporativo?
¿Qué necesitáis para enviar una propuesta?
¿Con cuánta antelación hay que empezar?
¿Podéis buscar el espacio?
¿Podéis encargaros solo de una parte?
¿Trabajáis fuera de Madrid?
¿Qué pasa si algo cambia a última hora?
¿Qué casos reales podemos ver según nuestro objetivo?
¿Trabajáis con agencias y con empresas que tienen varios eventos al año?
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Cuéntanos el tipo de evento, la fecha y el tamaño. Respondemos en menos de 48 horas laborables con una primera propuesta o una llamada corta para afinar el brief.