Cómo organizar un Family Day de empresa

Un Family Day se organiza en tres decisiones: cuántas personas vienen y de qué edades, en qué recinto caben con comodidad y cómo se reparten durante el día para que nadie haga cola. A partir de ahí se define la zonificación, la rotación de grupos, las comidas, el plan de lluvia o calor y quién se ocupa de los menores en cada zona, según el programa y el recinto. Esta guía te da la plantilla de aforo, un ejemplo de zonificación y la checklist para escribir el brief.

Empieza por el aforo real: familias y edades

El error más habitual es contar empleados. Un Family Day se cuenta por familias y por edades, porque cada tramo de edad necesita un tipo de actividad, un espacio distinto y un adulto responsable. Pide la inscripción con nombre y edad de cada acompañante y vuelca los datos en una tabla como esta.

Con la tabla rellena sabes cuántos menores habrá en cada franja de edad y cuándo coincidirán. Ese dato manda sobre el recinto, el número de monitores y el presupuesto; qué partidas forman ese presupuesto lo explicamos en Cuánto cuesta organizar un evento corporativo en Madrid.

Zonificación: un ejemplo orientativo

El recinto se divide en zonas con un aforo, un responsable y un horario. Lo que sigue es un ejemplo de zonificación para una finca o un espacio al aire libre; cambia según el programa y el recinto.

Dos reglas para cualquier recinto: las zonas de menores, lejos de accesos de vehículos y agua; el punto de encuentro, señalizado desde la entrada. En nuestra instalación propia en un robledal, la pista de cuerdas y las tirolinas se programan por franjas de edad y con acompañamiento; lo contamos en Family Day para empresas.

Rotación de grupos para que nadie haga cola

Si todas las familias llegan a la misma actividad a la vez, la cola es lo que se recuerda. La solución es rotar: cada grupo de edad recorre las zonas en un orden distinto y cambia a la vez. Los tiempos de abajo son orientativos y dependen del programa y del número de niños.

• Bloques de 30 a 40 minutos para los más pequeños; más largos para adolescentes y adultos.
• Un responsable de rotación con megafonía que marca los cambios; sin esa persona, la rotación no ocurre.

Plan de lluvia y plan de calor

Un Family Day casi siempre es al aire libre, así que el plan B se decide con el recinto antes de firmar y se escribe en la hoja de producción.

Si llueve

• Espacio cubierto con capacidad para todos a la vez, o carpas contratadas desde el principio, no la víspera.
• Versión de interior de cada actividad: los talleres y el espectáculo se trasladan; los hinchables al aire libre se sustituyen.
• Hora límite para activar el plan B y una persona que decide. Se comunica a las familias por el canal acordado.

Si hace calor

• Sombra en todas las zonas de espera, no solo en la de comida.
• Agua gratuita en varios puntos y una pausa de hidratación en la rotación.
• Actividades físicas en las primeras horas; las tranquilas, en las centrales del día.
• Si el programa y el recinto lo requieren, asistencia sanitaria coordinada con el proveedor.

Llegada, comidas y salida

Los tres momentos en los que todo el mundo se mueve a la vez. Se diseñan con el mismo cuidado que las actividades.

• Llegada escalonada por franjas o por equipos, con aparcamiento señalizado y, si hay autobús desde la sede, horarios cerrados y acompañante en cada vehículo.
• Acreditación por familia con pulseras o identificativos, plano del recinto y horario impreso o en el móvil.
• Comida en estaciones y por turnos de zona, con menú infantil separado y servido antes que el de adultos.
• Salida con entrega de obsequio o foto, para que no se amontone todo el mundo en la puerta a la vez; punto de encuentro y staff identificable para los despistes.

Accesibilidad, alergias y responsables de menores

La inscripción es el momento de preguntar. Después, ya no hay tiempo.

• Alergias e intolerancias: campo obligatorio en la inscripción, lista cerrada con el catering y etiquetado visible en cada estación.
• Accesibilidad: recorridos sin escalones hasta todas las zonas, aseos adaptados y, si el recinto no lo permite, actividades alternativas equivalentes.
• Responsables de menores: cada zona de niños tiene un monitor de referencia que no cambia durante la rotación; cuántos monitores hacen falta se define según el programa y el recinto, no con una cifra fija.
• Padres y madres: en la bienvenida se explica qué zonas son de entrega (los niños se quedan con monitores) y cuáles de acompañamiento.
• Seguros, permisos del recinto y autorización de uso de imagen de los menores, recogida en la inscripción: cerrados antes del evento.

Checklist para escribir el brief

Con estos datos una agencia puede proponer un programa en pocos días; si falta alguno, la propuesta se hace con suposiciones.

La checklist general por fases, que vale también para un Family Day, está en Checklist para organizar un evento corporativo, por fases. Si prefieres que la preparemos para tu empresa, cuéntanos cuántas familias sois y qué fecha barajas en la página de contacto.