Formatos · Lanzamientos de producto
Cómo organizar un evento de lanzamiento de producto
Un lanzamiento se escribe desde el brief: qué producto, para quién, qué momento quieres que se recuerde y qué piezas tienen que salir después. Ejemplo de brief, segmentación de públicos, recorrido demo-reveal-entrevistas, dependencias y checklist de materiales para prensa.
Un evento de lanzamiento de producto se organiza a partir de un brief que fija el producto, los públicos (prensa, clientes, equipo), el momento de revelación y las piezas que tienen que existir después. Con eso se diseña un recorrido en tres tiempos, demostración, reveal y entrevistas, y se controlan las tres dependencias que más lanzamientos retrasan: el producto físico, los contenidos y el ensayo. Esta guía incluye un brief de ejemplo, la segmentación por público, la checklist de materiales para prensa y un plan de piezas con plazos acordados.
El brief de lanzamiento: un ejemplo
El brief de un lanzamiento tiene más campos que el de otros eventos porque el producto manda sobre todo lo demás. Este ejemplo recoge lo que una agencia necesita para proponer sin suponer.
Ejemplo orientativo de brief (propuesta conceptual, no corresponde a ningún lanzamiento realizado).
| Campo | Qué se indica | Por qué importa |
|---|---|---|
| Producto | Qué es, qué problema resuelve, en qué se diferencia; si es físico, digital o un servicio | Define si hay demo, si hay unidades que mostrar y qué se puede tocar |
| Estado del producto | Fecha de disponibilidad de unidades finales o prototipos; restricciones de confidencialidad | Es la dependencia principal del calendario |
| Mensaje | La frase que quieres que se recuerde y se publique | El reveal y el photocall se diseñan para esa frase |
| Públicos | Prensa, clientes, distribuidores, equipo interno, influencers; cuántos de cada uno | Cada público pide un recorrido y un horario |
| Fecha | Fecha o ventana, y si está ligada a una campaña o a la salida al mercado | Marca los plazos de contenidos y convocatoria |
| Ciudad y espacio | Madrid u otra ciudad; espacio deseado o criterios (luz, altura, acceso de carga) | Condiciona escenografía y técnica |
| Portavoces | Quién presenta, quién hace la demo, quién atiende entrevistas | Ensayo y preparación de mensajes |
| Contenidos existentes | Vídeo de producto, renders, gráfica, claim de campaña | Lo que ya existe se integra; lo que falta se produce |
| Piezas para después | Qué tiene que salir del evento: fotos, vídeo resumen, clips, nota de prensa | Se planifican desde el guion y con plazos acordados |
| Presupuesto | Rango orientativo y partidas que incluye (producción, catering, contenidos, regalos) | Permite proponer por partidas y con alternativas |
| Interlocutor | Persona única con capacidad de decisión y responsable de producto | Evita rondas de aprobación cruzadas |
Lo que incluye un lanzamiento completo lo describimos en Eventos de lanzamiento de producto.
Prensa, clientes y equipo: tres públicos, tres recorridos
Atender a todos a la vez es la forma más segura de que ninguno salga satisfecho. Lo habitual es separar por franjas horarias o por días, con el mismo espacio y montaje.
| Público | Qué busca | Formato que funciona | Qué se lleva |
|---|---|---|---|
| Prensa y creadores de contenido | Una historia, una imagen y acceso a los portavoces | Sesión corta por la mañana: presentación, demo guiada, entrevistas individuales | Dossier, imágenes, vídeo y unidad de prueba si procede |
| Clientes y distribuidores | Entender el producto y la oferta comercial, y relación | Presentación con demo, zona de producto por estaciones, cóctel | Material comercial, contacto del equipo, muestra |
| Equipo interno | Orgullo, argumentos y energía para vender | Convocatoria propia o primera franja del día; demo práctica y preguntas | Argumentario y acceso a las piezas |
| Público general (si el producto lo permite) | Vivir una experiencia con la marca | Activación abierta con experiencia y contenido compartible | Recuerdo, foto, producto en la mano |
La última fila es un territorio distinto: una activación de marca. Un ejemplo relacionado, aunque no fuera un lanzamiento de producto, es Adidas Runtastic: Live Workout Party en el Teatro CaixaBank Príncipe Pío: una sesión de entrenamiento de 45 minutos convertida en una fiesta abierta al público en un teatro de Madrid, con photocall, welcome packs, embajadores y una producción audiovisual que la marca usó después en sus canales. Si tu lanzamiento necesita ese tipo de encuentro con la comunidad, mira Activaciones de marca y roadshows.
El recorrido: demostración, reveal, entrevistas
El orden puede cambiar (hay productos que se revelan primero y se demuestran después), pero los tres tiempos tienen que existir.
Ejemplo orientativo de recorrido (propuesta conceptual, no es un evento realizado).
- Llegada y contexto: acreditación, photocall con la identidad de campaña y un espacio que anticipe sin mostrar. Si el producto va cubierto, se cubre de verdad.
- Presentación y reveal: un portavoz, un mensaje, un momento. Luz, sonido y pantalla trabajan para ese instante y se ensayan hasta que es exacto. Todo lo anterior construye expectativa; todo lo posterior explica.
- Demostración: guiada en escenario o por estaciones, con el producto en la mano y alguien que responde. Las estaciones evitan colas y permiten conversaciones de verdad.
- Entrevistas: zona aparte, con buena luz y sonido limpio, y una agenda de portavoces cerrada antes del evento. La prensa no espera; se le asigna hora.
- Cierre: cóctel o networking con el producto visible y el material de prensa ya enviado o entregado.
- El reveal tiene un dueño en regiduría y una señal clara en la escaleta; nadie lo improvisa.
- La escenografía pone el producto en el centro y la identidad en cada superficie; el photocall se diseña para que la foto funcione con el producto y con las personas.
Las tres dependencias que retrasan un lanzamiento
El producto físico
- Unidades finales o prototipos: fecha de llegada, cuántas, en qué estado y quién las custodia. Un prototipo que no se puede tocar cambia la demo.
- Confidencialidad: quién puede ver el producto antes del reveal, cómo se transporta y se cubre, y acuerdos con proveedores y staff.
- Plan si llega tarde: demo con vídeo o render, y una fecha límite para decidirlo.
Los contenidos
- Vídeo de producto, gráfica, claim y presentación del portavoz: fecha de entrega en el formato de las pantallas y con margen para probarlos; lo que llega el mismo día no se prueba.
- Aprobaciones: marketing, producto y legal suelen revisar; una ronda prevista, no tres.
El ensayo
- Ensayo técnico del reveal con la luz, el sonido y la pantalla definitivos.
- Ensayo del portavoz con el producto real y con la demo completa, con tiempo cronometrado.
- Ensayo de las entrevistas: posición, micro, fondo y quién acompaña a cada periodista.
Checklist de materiales para prensa
Lo que un periodista debería tener al salir, o en su bandeja de entrada antes de llegar a la redacción.
| Tarea | Responsable | Cuándo |
|---|---|---|
| Nota de prensa con el mensaje, las características y las citas del portavoz, aprobada por el cliente | Cliente + agencia | Víspera |
| Dossier con especificaciones, precio y disponibilidad si se comunican, y preguntas frecuentes | Cliente | Víspera |
| Fotografías de producto en alta resolución, sobre fondo neutro y en uso | Cliente / agencia | Antes del evento |
| Vídeo de producto y, si existe, clip del reveal grabado en el evento | Agencia | Según plazo acordado |
| Imágenes del evento seleccionadas, con pie de foto y crédito | Agencia | Según plazo acordado |
| Enlace de descarga o carpeta compartida, probado antes de enviarlo | Agencia | Mañana del evento |
| Agenda de entrevistas con hora, portavoz y lugar, enviada a cada medio | Cliente / agencia | Días antes |
| Contacto de prensa disponible durante y después del evento | Cliente | Convocatoria |
| Unidad de prueba o muestra, si el producto lo permite, con instrucciones | Cliente | A la salida |
Plan de piezas y plazos acordados
Las piezas para después se planifican desde el guion, porque la cámara tiene que estar donde ocurre el momento. Los plazos dependen del volumen, del número de cámaras y de las rondas de aprobación: se acuerdan por escrito en el brief, no se dan por supuestos. Una selección de fotos puede salir el mismo día si se ha previsto; un vídeo resumen con montaje y aprobación necesita más.
| Pieza | Para qué | Qué condiciona el plazo |
|---|---|---|
| Selección de fotos del evento | Prensa y redes del mismo día | Fotógrafo con edición en sala y lista de fotos imprescindibles |
| Clip del reveal | Redes y medios | Realización prevista para ese momento y aprobación rápida del cliente |
| Vídeo resumen | Comunicación corporativa, web, equipo comercial | Número de cámaras, duración, rondas de revisión |
| Piezas cortas por público | Redes, equipo interno, distribuidores | Guion previo de qué se graba para cada una |
| Entrevistas grabadas | Contenido propio y medios que no asistieron | Zona de entrevistas con sonido limpio y lista de preguntas |
La producción técnica y la realización que hacen posibles estas piezas las describimos en Producción integral de eventos. Si tienes un lanzamiento en el calendario, cuéntanos qué producto es, cuándo sale y a quién quieres reunir en la página de contacto: devolvemos una primera propuesta con estimación por partidas en 48 horas laborables.
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